Car Policy: So regeln Sie die Fahrzeugnutzung in Ihrem Unternehmen

Braucht mein Unternehmen eine Car Policy?

Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Car Policy nicht. Sobald Ihr Unternehmen aber mehr als drei bis fünf Firmenfahrzeuge betreibt, lohnt sich ein schriftliches Regelwerk. Ohne klare Richtlinien entstehen schnell Ungleichbehandlungen bei der Fahrzeugzuteilung, unvorhergesehene Kosten durch unkontrollierte Fahrzeugwahl und Unsicherheiten bei Schadenfällen. Auch bei kleineren Flotten sorgt eine einfache Car Policy für klare Verhältnisse zwischen Arbeitgebenden und Fahrzeugnutzenden.

Was sollte eine Car Policy regeln?

Eine praxistaugliche Car Policy für Schweizer Unternehmen deckt folgende Bereiche ab:

• Anspruchsberechtigung: Welche Mitarbeitenden erhalten ein Firmenfahrzeug? Kriterien können die Funktion, die Kaderstufe oder die Anzahl Geschäftskilometer sein.

• Fahrzeugkategorien und Budgets: Die meisten Unternehmen definieren zwei bis vier Fahrzeugkategorien, abgestuft nach Funktion. Für jede Kategorie legen Sie ein maximales Leasingbudget oder einen Listenpreis-Rahmen fest.

• Zugelassene Marken und Modelle: Über eine Flottenvereinbarung mit einem Partner wie der AMAG wählen Sie aus einem definierten Markenportfolio (Volkswagen, Audi, Škoda, SEAT, CUPRA, VW Nutzfahrzeuge) und profitieren von Sonderkonditionen.

• Antriebsart und Nachhaltigkeit: Immer mehr Car Policies legen CO₂-Obergrenzen fest oder sehen einen schrittweisen Umstieg auf Elektro- und Hybridfahrzeuge vor. Das senkt die Flottenkosten langfristig und stärkt die Nachhaltigkeitsziele Ihres Unternehmens.

• Private Nutzung: Darf das Fahrzeug privat genutzt werden? Falls ja: Gibt es eine Kilometerbegrenzung? Wer trägt die Kosten? In der Schweiz deklarieren Unternehmen die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs als geldwerten Vorteil im Lohnausweis (0,9% des Kaufpreises pro Monat). Regeln Sie diesen Punkt klar in der Car Policy.

• Haftung und Schadenfall: Wer haftet bei Unfällen oder Schäden? Gibt es eine Selbstbeteiligung? Wie melden Fahrende einen Schaden? Klare Regelungen schützen beide Seiten.

• Rückgabe und Nutzungsdauer: Wie lange nutzen Mitarbeitende ein Fahrzeug? In der Regel orientiert sich die Nutzungsdauer an der Leasinglaufzeit (36 bis 48 Monate). Was passiert bei einem Stellenwechsel? Können Mitarbeitende das Fahrzeug übernehmen?

Wie erstelle ich eine Car Policy?

Starten Sie mit einer Bedarfsanalyse: Wie viele Fahrzeuge brauchen Sie, für welche Funktionen, mit welchem Fahrprofil? Definieren Sie dann die Fahrzeugkategorien und Budgets. Holen Sie die Geschäftsleitung, HR und Finanzen frühzeitig ins Boot, denn die Car Policy berührt Vergütung, Steuern und Unternehmenskultur gleichermassen. Die AMAG Fleet Beratung unterstützt Sie bei der Erstellung: Wir helfen Ihnen, die passenden Fahrzeugkategorien zu definieren, die optimale Finanzierung zu wählen und die Car Policy mit einer Flottenvereinbarung zu verbinden.

Wie hängen Car Policy und Flottenvereinbarung zusammen?

Die Car Policy legt die internen Spielregeln fest. Die Flottenvereinbarung mit einem Partner wie der AMAG regelt die externen Konditionen: Rabatte auf Neufahrzeuge, Servicepakete, Versicherungslösungen und Leasingkonditionen. Idealerweise stimmen Sie beide aufeinander ab. So verweisen Sie in der Car Policy direkt auf die verfügbaren Marken und Modelle aus der Flottenvereinbarung und ermöglichen Ihren Mitarbeitenden den Zugang über das AMAG Business Benefit Portal.

Was ist, wenn sich unsere Bedürfnisse ändern?

Eine Car Policy ist kein starres Dokument. Überprüfen Sie sie mindestens alle zwei Jahre und passen Sie sie bei Bedarf an, etwa wenn sich die Flottengrösse ändert, neue Antriebstechnologien verfügbar werden oder sich steuerliche Rahmenbedingungen verschieben. Auch der Wechsel von Verbrenner auf Elektro erfordert Anpassungen, beispielsweise bei den Fahrzeugkategorien und der Ladeinfrastruktur. Die AMAG berät Sie gerne bei der Weiterentwicklung Ihrer Car Policy.